โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) คืออะไร? ควรมีระบบอะไรบ้าง?

โปรแกรมบัญชีที่ดีจะนำพาธุรกิจไปสู่ความสำเร็จ ไม่เพียงแต่จะสามารถนำเสนอการสรุปอย่างรวดเร็ว หรือการนำเสนอกำไรขาดทุนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อมูลในการทำธุรกรรมทางการเงินอื่น ๆ อีกด้วย นอกจากนั้นโปรแกรมบัญชีที่ดี ควรมีระบบงานใช้งานที่ครอบคลุมทุกเรื่องงานของงานบัญชี ตั้งแต่การจัดการงานด้าน เอกสาร, การขาย, การจัดซื้อ, คลังสินค้า, ไปจนถึงบัญชี, การเงิน, และงานทางด้านภาษี ซึ่งแต่ละระบบมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการดำเนินกิจการ เพื่อช่วยให้ธุรกิจมีความราบรื่น ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ

โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) ที่ดี ควรมีระบบอะไรบ้าง ?

• 1. ระบบขายและลูกค้าการค้า (Sales Order)

  ระบบจัดการงานขาย สามารถจัดทำใบเสนอราคาใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ตัดของออกจากคลัง และจัดของเพื่อนำส่งสินค้า มีระบบการทำงานเชื่อมโยงกันระหว่างการ Post ตัด Stock อัตโนมัติ เพื่อรับรู้จำนวนสินค้าคงเหลือ ต้นทุนและกำไรขั้นต้นได้อย่างง่าย

• 2. ระบบจัดซื้อ (Purchase Order)

  ระบบงานจัดซื้อจัดจ้าง ที่สามารถจัดทำได้ตั้งแต่การแจ้งขอซื้อ การสำรวจราคา การเทียบราคา การเปิดใบสั่งซื้อ และระบบการอนุมัติ สามารถวางแผนการจัดซื้อจัดจ้างได้ตามงบประมาณ และวิเคราะห์ยอดค่าใช้จ่าย ตาม Project ตลอดจนรองรับการจ่ายเงินล่วงหน้า และการปันส่วนต้นทุนค่าใช้จ่ายเข้าต้นทุนซื้อสินค้าได้อย่างง่าย

• 3. ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory Control)

  ระบบสินค้าคงคลัง ที่ครอบคลุมทุกส่วนของงานคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นการตัดเบิกสินค้า การรับสินค้า การโอนระหว่างคลังและระหว่างสาขา การตรวจนับ Stock และปรับปรุง Stock ให้ลงตัว รองรับการ Scan Barcode ตัวสินค้า ตลอดจนการเรียกดู Report ยอด Stock คงเหลือพร้อมต้นทุน ได้แบบ Real Time

• 4. ระบบบัญชี การเงิน (General Ledger)

  ระบบงานบัญชี ที่รองรับการเรียกดูบัญชีแยกประเภท การลงบันทึกรายวัน การออกงบทดลองและกระดาษทำการอัตโนมัติ และการวิเคราะห์ GL แยกตามแผนก ตาม Job และตามสาขาได้ พร้อมทั้งจัดสรรและควบคุมต้นทุน (Job Cost) บริหารกระแสเงินสด วางแผนและจัดทำงบประมาณ (Budget Control) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• 5. ระบบภาษี ธนาคารและเช็ค (Value Added Tax)

  ระบบภาษี ธนาคารและเช็ค สามารถเรียกดูรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย ของกิจการเป็นไปตามข้อกำหนดของสรรพากร และยังสามารถพิมพ์ ภ.ง.ด 3, ภ.ง.ด 53 รวมทั้งหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย และการรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้อีกด้วย

• 6. ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

  ระบบจัดการด้านการขาย เพื่อเก็บประวัติการติดต่อกับลูกค้า การนัดพบกับลูกค้า การนัดหมายล่วงหน้า รวมถึงการบันทึกแผนการทำงานต่างๆ ของพนักงาน ซึ่งใช้ในการวิเคราะห์แผนงานในอนาคตของพนักงานหรือของกิจการได้

• 7. ระบบตรวจสอบและควบคุมภายใน (Audit and Internal Control)

  ระบบตรวจสอบและควบคุมภายใน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูล และตัวเลขต่างๆ ทางการเงิน การบัญชีที่บันทึกในรายการบัญชี รายงาน และเอกสารต่างๆ เพื่อให้สามารมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่บันทึกถูกต้อง และสามารถสอบทานได้หรือเพียงพอที่จะป้องกันความผิดพลาดในการทำงานของผู้ใช้ และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล