ใบสั่งซื้อ คือ (Purchase Order) เป็นเอกสารข้อตกลงหรือสัญญาในเชิงพาณิชย์ ที่ออกโดยผู้ซื้อเพื่อสั่งซื้อพัสดุ สินค้าหรือบริการจากผู้ขาย โดยระบุชนิด จำนวน และราคา พร้อมทั้งอาจจะรวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ตามที่ได้ตกลงกับผู้ขาย
สินค้า หรือ วัตถุดิบ อาจไม่เพียงพอ ในการผลิต หรือให้บริการ แก่ลูกค้า พนักงานที่มีหน้าที่ตรวจนับสินค้า หรือ วัตถุดิบภายในบริษัท จึงต้องรวบรวมสิ่งที่ต้องการแล้วทำ “ใบขอซื้อ” (เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นภายในองค์กร) เพื่อเสนอให้แก่ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อจึงทำการจัดหาสินค้าจากบุคคลภายนอก (ผู้ขาย) เมื่อผู้ขาย ออกใบเสนอราคามา ฝ่ายจัดซื้อจึงมีหน้าที่จัดทำ “ใบสั่งซื้อ” เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก (ผู้ขาย)
ส่วนประกอบสำคัญใน “ใบสั่งซื้อ”
ประโยชน์ของการจัดทำใบสั่งซื้อ
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อ “ใบขอซื้อ” (Purchase requisition)
เป็นเอกสารที่ บอกถึงความต้องการในการจัดซื้อ ว่าต้องการอะไรบ้าง เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อ ไปจัดหาร วัตุดิบ สินค้า หรือ สิ่งของที่ต้องการ เพื่อเปรียบเทียบราคา หรือ ความเร็วในการจัดส่งสินค้า ของแต่ละเจ้า เอกสารสำคัญที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อที่มีหน้าที่ใกล้เคียงกับใบสั่งซื้อ “ใบขอซื้อ” เป็นเอกสารที่ถูกใช้ภายในกิจการถูกจัดทำขึ้นมาเพื่อขออนุมัติการซื้อ เมื่อผ่านการอนุมัติแล้วต่อมาก็จะเป็นการออกเอกสารใบสั่งซื้อ และถูกส่งให้ผู้ขายต่อไป
ที่มา : www.pangpond.com
