การเตรียมตัวก่อนฝึกอบรมพนักงาน ถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การจัดฝึกอบรมที่จัดผ่านไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ และนี่คือ 8 ขั้นตอนที่เรานำมาฝากครับ
หลังจากที่เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม (T/O: Training Officer) ได้จัดทำแผนฝึกอบรมประจำปีเสนอต่อผู้บริหาร และได้รับการอนุมัติเป็นที่เรียบร้อย ในลำดับต่อไป T/O ก็จะต้องเริ่มดำเนินการจัดฝึกอบรมตามแผนที่วางไว้ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม จับต้องได้ นอกจากนี้ T/O จะต้องใส่ใจในรายละเอียดของการจัดฝึกอบรมทุกขั้นตอนและต้องมีการวางแผนงานที่ดีเพื่อให้การจัดอบรมที่จะเกิดขึ้นนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น ฉะนั้นการเตรียมตัวก่อนการจัดฝึกอบรมจึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก สามารถปฏิบัติตาม 8 ขั้นตอนเตรียมจัดฝึกอบรมดังต่อไปนี้ครับ
1. กำหนดวันและสถานที่ : การจัดหลักสูตรฝึกอบรมภายในองค์กร หรือที่เรียกว่า In-House Training ตามแผนการฝึกอบรมประจำปี ควรจะต้องเตรียมตัวล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน เพื่อกำหนดวันและเดือนที่ใช้ในการจัดฝึกอบรม โดยอาจต้องติดต่อวิทยากรคร่าวๆ เพื่อขอเช็กวันเวลาที่สะดวกของวิทยากร รวมทั้งวันเวลาที่สะดวกของผู้เข้ารับการฝึกอบรม ในส่วนของสถานที่ บางองค์กรมีห้องประชุมหรือห้องจัดฝึกอบรมพนักงานอยู่แล้วก็สบายไป สามารถใช้สถานที่ภายในได้เลย แต่บางองค์กรไม่มีห้องประชุมหรือห้องฝึกอบรมก็อาจต้องติดต่อสถานที่ภายนอก เช่น โรงแรม ที่จะมีค่าเช่าและค่าใช้จ่ายในส่วนนี้แตกต่างกันตามขนาดของโรงแรม ซึ่ง T/O จะต้องติดต่อเพื่อขอดูห้องที่ใช้ว่าเหมาะสมกับรูปแบบของหลักสูตรที่จะฝึกอบรมหรือไม่ หรือเช็กห้องว่าห้องที่เคยดูไว้ยังว่างสำหรับวันที่ใช้ในการฝึกอบรมของเราหรือไม่
2. ทำเรื่องขออนุมัติผู้บริหาร : หลังจากที่ T/O กำหนดวันและสถานที่ที่จะใช้จัดฝึกอบรมเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะหลังจากที่ T/O ได้ทำแผนฝึกอบรมประจำปีเพื่อบ่งบอกว่าในปีนั้นๆ จะมีหลักสูตรฝึกอบรมอะไรบ้าง และงบประมาณที่ใช้เท่าไหร่ T/O ยังจะต้องทำการเขียนโครงการหลักสูตรฝึกอบรมสำหรับการขออนุมัติจากผู้บริหารด้วย เพื่อนำไปใช้เบิกค่าใช้จ่ายในการจัดอบรมจากฝ่ายการเงินต่อไป
3. ติดต่อวิทยากร : ก่อนจัดฝึกอบรม T/O ต้องประสานงานกับวิทยากรล่วงหน้าเพื่อสอบถามเรื่องของวัน เวลา ที่วิทยากรสะดวกในการเข้ามาฝึกอบรมให้พนักงานในองค์กร โดยขอจองคิวล่วงหน้าและล็อกวันไว้ก่อนในเบื้องต้น เมื่อโครงการฝึกอบรมได้รับการอนุมัติจึงค่อยแจ้งกลับไปหาวิทยากรอย่างเป็นทางการอีกครั้ง เมื่อใกล้ถึงวันฝึกอบรม T/O ควรจะติดต่อกับวิทยากรอีกครั้ง เพื่อยืนยันวัน เวลา และสถานที่ที่แน่นอนในการเข้ามาบรรยายให้กับองค์กร เพราะบางครั้ง T/O มือใหม่อาจจะลืมนึกว่าการติดต่อกับวิทยากรในครั้งแรกนั้นเป็นการยืนยันถึงการจองคิววันบรรยายให้กับองค์กรแล้ว ครั้นพอใกล้ถึงวันอบรม T/O โทรกลับไปยืนยันถึงวันที่จะจัดฝึกอบรม กลายเป็นว่าวัน เวลา ที่นัดไว้กลับถูกผู้อื่นจับจองไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพราะวิทยากรคิดว่าเราแค่ติดต่อเฉยๆ ยังไม่ได้ยืนยัน ทีนี้ก็งานเข้าเลยสิครับ! ดังนั้นสิ่งสำคัญคือ หลังจากที่ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจสูงสุดแล้ว T/O ต้องรีบติดต่อไปยังวิทยากรให้เร็วที่สุด เพื่อจับจองล็อกคิววิทยากรในการมาบรรยายให้กับองค์กร รวมทั้งเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันของ T/O และวิทยากร และไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในวันฝึกอบรม
4. ประสานงานผู้เข้ารับการอบรม : T/O จะต้องแจ้งต่อกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งก็คือผู้ที่จะต้องมาเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรนั้น ๆ ล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ บางคนอาจถามว่า แจ้งก่อนสัก 2-3 วันไม่ได้หรือ? ทำไมต้องแจ้งล่วงหน้าตั้ง 2 สัปดาห์? สาเหตุที่ต้องแจ้งล่วงหน้า 2 สัปดาห์เป็นอย่างน้อยก็เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้มีการเตรียมตัว ตลอดจนจัดการงานหรือนัดหมายต่าง ๆ ในวันที่เข้ารับการฝึกอบรมนั่นเองครับ เพื่อไม่ให้งานสะดุด หรือต้องวิ่งมาเคลียร์งานและเสียประโยชน์จากการฝึกอบรมครับ
5. เชิญผู้บริหารกล่าวเปิดการอบรม : กรณีการจัดฝึกอบรมภายในองค์กร บางองค์กรอาจเชิญผู้บริหารมาเป็นประธานขึ้นกล่าวเปิดการฝึกอบรม แต่บางองค์กรก็ไม่มีผู้บริหารขึ้นมากล่าวเปิด ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร กรณีมีประธานขึ้นมากล่าวเปิดการฝึกอบรมก็จะได้ประโยชน์ในเรื่องของขวัญกำลังใจของผู้เข้ารับการฝึกอบรม รวมทั้งทำให้ผู้เข้ารับการอบรมเห็นถึงความสำคัญของการอบรมในวันนั้น ว่าบริษัท ฯ ได้ลงทุนจ้างวิทยากรมาพัฒนาทักษะและความรู้ให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีความสามารถที่เพิ่มขึ้น นอกจากนี้บางครั้งผู้บริหารที่เป็นประธานกล่าวเปิดการฝึกอบรมก็จะนั่งเรียนอยู่ด้วย ทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมจะตั้งใจเรียนอย่างเต็มที่ แต่ถ้ากรณีประธานไม่ว่างก็อาจเชิญคนที่อยู่รองจากประธานมากล่าวเปิด ก็ไม่ผิดกติกาแต่อย่างใด
6. เตรียมเอกสารประกอบการฝึกอบรม : T/O จะต้องประสานงานกับวิทยากรเพื่อจัดทำเอกสารประกอบการฝึกอบรม หรือที่เรานิยมเรียกว่า “Hand Out” ซึ่งวิทยากรบางท่านอาจจัดเตรียมให้โดยเป็นราคาที่รวมค่าตัววิทยากรไว้ด้วยแล้ว แต่บางท่านก็ไม่ได้จัดเตรียมให้ ซึ่งถ้าเป็นกรณีที่วิทยากรไม่ได้จัดทำเอกสารประกอบการฝึกอบรมให้นั้น T/O จะต้องทำการขอไฟล์ที่เป็นเนื้อหาที่ใช้ในการอบรมจากวิทยากรมาล่วงหน้าเพื่อนำมาจัดทำ Hand Out แจกผู้เข้ารับการอบรม ในส่วนนี้สำคัญมากๆ อย่าลืมคุยกับทางวิทยากรให้ดีครับ เพราะหากถึงวันฝึกอบรมแล้วไม่มี Hand Out ขึ้นมา ทั้งเรา ทั้งพนักงาน ทั้งวิทยากรคงลำบากไปตามๆ กัน
7. เตรียมเอกสารอื่นๆ : นอกจากเอกสารที่ใช้ประกอบการเรียนแล้ว T/O ยังต้องจัดเตรียมเอกสารต่างๆ เช่น เงินโอนค่าวิทยากร กรณีวิทยากรแจ้งโอนเงินล่วงหน้า เช็คหรือเงินสดเพื่อเตรียมสำหรับจ่ายในวันฝึกอบรม รวมถึงใบหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ที่ต้องเตรียมให้กับวิทยากรด้วย T/O ยังต้องเตรียมเอกสารใบลงทะเบียนฝึกอบรมเพื่อใช้ในการให้ผู้เข้ารับการอบรมเซ็นชื่อเพื่อเป็นหลักฐานในการเช็กวันมาทำงาน หรือนำไปแนบกับรายงานส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน นอกจากนี้ยังมีอุปกรณ์ปลีกย่อยอื่น ๆ เช่น ป้ายชื่อวิทยากร หรือป้ายชื่อผู้เข้ารับการฝึกอบรม (ถ้ามี) ซึ่ง T/O ต้องตรวจสอบให้ถูกต้องและครบถ้วนก่อนการอบรมทุกครั้ง
8. เช็กอุปกรณ์และสถานที่ : T/O จะต้องตรวจสอบสถานที่และอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการจัดฝึกอบรมอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุมหรือห้องอบรม ต้องตรวจเช็กว่าอยู่ในสภาพพร้อมใช้งานหรือไม่ นอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ในการฝึกอบรม ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก, Pointer (รีโมทควบคุม Power-Point), เครื่องเสียง, ไมโครโฟน, ลำโพงขนาดเล็ก, เครื่องฉาย LCD พร้อมฉากรับภาพ, กระดาษฟลิปชาร์ต, รางปลั๊กไฟ, กระดาษ A4, ดินสอหรือปากกา, กล้องถ่ายรูป, ลูกอม เป็นต้น
รายละเอียดเหล่านี้ T/O จะต้องทำการตรวจสอบล่วงหน้าก่อนที่จะทำการจัดฝึกอบรมทุกครั้ง ย้ำนะครับว่า ทุกครั้ง!!! ห้ามประมาทเด็ดขาดทั้งนี้อาจมีบางกรณีที่ T/O ต้องใช้สถานที่ภายนอกในการจัดฝึกอบรม เพราะผู้บริหารอาจบอกว่าหลักสูตรนี้ขอเปลี่ยนบรรยากาศไปจัดนอกสถานที่หรือต่างจังหวัดบ้าง เพื่อการผ่อนคลาย ซึ่งในกรณีใช้สถานที่ภายนอก สุภาษิตบอกไว้ว่า สิบปากว่า ไม่เท่าตาเห็น สิบตาเห็น ไม่เท่ามือคลำ ดังนั้น T/O ควรต้องไปสำรวจสถานที่จริงด้วยตนเองเพื่อดูบรรยากาศภาพรวม โดยต้องประสานงานกับพนักงานขายของสถานที่นั้นๆ ให้เขาพาชมสถานที่ ห้องประชุม ห้องพัก รวมถึงประสานงานเรื่องยอดค่าใช้จ่ายในการจองห้องพัก ห้องอบรม รวมถึงเรื่องอาหารการกินเพื่อเตรียมความสะดวกสบายให้แก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรม ซึ่ง T/O ก็จะต้องเก็บภาพพร้อมจดรายละเอียดข้อมูลต่างๆ ทั้งหมดนำมาสรุปให้ผู้บริหารฟังอีกครั้งก่อนตัดสินใจครับ ไม่ใช่ดูแค่รูปในเว็บไซต์หรือโบรชัวร์แล้วตัดสินใจจองเลย เพราะหากไปถึงแล้วสภาพสถานที่ไม่ได้ดูดีเหมือนในรูป งานเข้า T/O แน่ๆ ครับ
สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิก!
ที่มา : Link
