ในการบริหารจัดการเวลาในการทำงานนั้นจำเป็นที่จะต้องเริ่มต้นจากการลิสต์รายการงานที่ต้องทำ โดยแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มตามหลักของ Eisenhower Matrix ซึ่งเป็นการจัดลำดับความสำคัญของงานจากแนวคิดของประธานาธิบดีสหรัฐฯ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ที่ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ Urgent and important งานที่สำคัญและเร่งด่วน, Urgent but not important เป็นงานที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ, Important but not urgent เป็นงานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน, Not important and not urgent เป็นงานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน
เมื่อแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มแล้วจึงแตกย่อยรายละเอียดของงานแต่ละชิ้นที่ต้องทำ เพื่อแสดงให้เห็นรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมด รวมถึงเป็นตัวช่วยกำหนดระยะเวลาการทำงานให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
หลังจากที่ได้จำนวนงานที่ต้องทำใน 1 วัน พร้อมกับระยะเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นแล้ว ให้นำงานมาจัดวางในตารางเวลาของแต่ละวัน โดยยึดตามลำดับความสำคัญของงานเป็นหลัก โดยการจัด Tomboxing ควรจัดตารางเป็นรายสัปดาห์ โดยเผื่อเวลาของแต่ละวันไว้เตรียมรับมืองานด่วนที่แทรกเข้ามาได้
ประโยชน์ของการทำ Time Boxing
ข้อควรระวังสำหรับการทำ Time Boxing
– ประเมินการทำงานและเวลาที่ใช้ในการทำงานอย่างตรงไปตรงมา ไม่ประเมินต่ำกว่าความเป็นจริง เพราะถ้างานไม่เสร็จตามเป้าหมายจากการกำหนดเวลาที่น้อยเกินไปจะส่งผลให้ตารางการทำงานรวนไปทั้งวัน รวมถึงบั่นทอนกำลังใจในการทำงานอีกต่างหาก
– จัดแบ่งตารางเวลาสำหรับการพักผ่อนบ้าง ในหนึ่งวันไม่จำเป็นต้องจัดตารางงานที่แน่นเกินไป เพราะถ้าทำงานเกินกำลังเท่าไหร่ก็ยิ่งลดทอนกำลังใจในการทำงานมากขึ้นเท่านั้น
สำหรับเทคนิคการทำ Time Boxing เป็นเพียงหนึ่งในเครื่องมือช่วยจัดตารางเวลาเท่านั้น แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือวินัยในการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ต้อง Work From Home ซึ่งต้อองมีตัวกระตุ้นในการทำงานที่บ้านเป็นอย่างมาก หวังว่าเคล็ดลับการทำ Time Boxing จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ทุกคนที่ต้องทำงานได้เพิ่มขึ้น
ที่มา : Link
