การควบคุมภายในเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า

1. สมุห์บัญชีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องตรวจสอบอยู่เสมอว่า ยอดรวมบัญชีลูกหนี้รายตัว จะต้องเท่ากับบัญชีคุมยอดลูกหนี้

2. งบแสดงอายุลูกหนี้จะต้องมีการจัดทำและตรวจสอบ โดยพนักงานที่ไม่เกี่ยวกับการรับเงิน และเสนอต่อผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชี หรือกรรมการผู้จัดการ

3. ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชีหรือกรรมการผู้จัดการจะต้องแจ้งให้พนักงานขาย และพนักงานเก็บเงินทราบถึงลูกหนี้ที่ค้างชำระนานเกินกำหนด

4. มีการส่งคำยืนยันยอดไปยังลูกหนี้เป็นครั้งคราว

4.1 การรับเงิน

4.2 การบันทึกบัญชีลูกหนี้

4.3 การขายสินค้า

5. พนักงานขายและพนักงานรับเงิน จะต้องไม่เป็นผู้ที่ทำบัญชีลูกหนี้

6. การปรับปรุงบัญชีลูกหนี้จะต้องมีการอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ผู้ใหญ่ที่รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการ ฝ่ายการเงิน

7. การจำหน่ายหนี้สูญจะต้องอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ชั้นผู้ใหญ่ เช่น ผู้จัดการฝ่ายการเงิน

8. เจ้าหน้าที่บัญชีลูกหนี้รายตัวไม่ได้ทำหน้าที่ต่อไปนี้

8.1 การรับเงิน

8.2 ตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษีและใบลดหนี้

8.3 การให้ส่วนลด

8.4 การลงบัญชีคุมยอดลูกหนี้

8.5 การอนุมัติการจำหน่ายหนี้สูญ

9. แผนกสินเชื่อหรือผู้มีหน้าที่อนุมัติการขายเชื่อ

9.1 จะต้องได้รับการรายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ค้างชำระนาน เพื่อจะได้ติดตามทวงถาม

9.2 ลูกหนี้ใหม่จะต้องรับอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขาย และฝ่ายสินเชื่อหรือผู้ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่นี้

9.3 จะต้องหมั่นตรวจสอบวงเงินสินเชื่อที่อนุมัติให้ลูกหนี้รายใดรายหนึ่งอยู่เสมอ

10. หนี้สินที่ค้างชำระนาน จะต้องมีการตรวจสอบเอกสารหลักฐาน เช่น ใบส่งของต้นฉบับ เพื่อให้แน่ใจว่ามีอยู่ครบถ้วน หากมีปัญหาสามารถติดตามทวงถามและดำเนินคดีตามกฎหมายได้

สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิก!!

บทความโดย : www.jarataccountingandlaw.com