บริหารงานทางไกลอย่างไรไม่ให้รุกล้ำพื้นที่ส่วนตัวของพนักงาน

ตอนนี้หลายๆบริษัทอาจเริ่มใช้นโยบาย Work From Home กันอีกครั้งเนื่องจากสถานการณ์การระบาดของโควิด 19 ที่ผ่านมา ซึ่งการ Work From Home นั้นก็อาจจะนำมาซึ่งความไม่สะดวกในการบริหารงานหรือขาดความต่อเนื่องในการส่งต่องาน เกิดเหตุสะดุดขัดข้องขึ้นได้ง่ายๆ และอาจจะนำมาซึ่งปัญหาเช่น บางคนอาจจะขาดสมาธิหรือแรงจูงใจในการทำงาน Productivity ลดลง เป็นต้น

หัวหน้างานจึงจำเป็นที่จะต้องตรวจสอบการทำงานของลูกน้อง แต่จะมีวิธีการตรวจสอบการทำงานทางไกลอย่างไรให้ได้ผลดี ลูกน้อง Happy และได้งานที่มีประสิทธิภาพด้วย ขอแนะนำเทคนิค 3 ข้อสำหรับการตรวจสอบการทำงานทางไกลที่ได้ผล ดังนี้

1. แจ้งให้พนักงานทราบถึงเหตุผลที่ต้อง Monitor การทำงานและกำหนดเป็นนโยบาย

• เหตุผลที่ต้อง Monitor การทำงานของพนักงานคืออะไร

• อะไรที่จะตรวจสอบบ้าง เช่น เวลาในการทำงาน , Workscreens, Social Media, Internet Usage ว่าเกี่ยวข้องกับงานที่ทำมากน้อยแค่ไหน

• ลักษณะในการ Monitor เป็น Video Monitoring, Audio Monitoring หรือ Digital Monitoring

• ระยะเวลาในการ Monitor พนักงาน เช่น เป็นการ Monitor การทำงานของพนักงานในช่วงเวลาทำงานเท่านั้น

2. สร้างมาตรฐานการทำงานให้ชัดเจนวันต่อวัน

เพราะการตรวจสอบการทำงานนั้นเป็นไปเพื่อรักษามาตรฐานของงานเอาไว้ หากไม่มีการตรวจสอบการทำงานเลยก็อาจจะไม่รู้ว่าพนักงานดำเนินงานไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว แต่หากตรวจสอบมากเกินไปจนกลายเป็นกดดันก็อาจกลายเป็นรุกล้ำความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ดังนั้นหัวหน้างานจึงจำเป็นต้องกำหนดให้ชัดเจนเป็นมาตรฐานการทำงานวันต่อวัน เช่น เป้าหมายของวันนี้คืออะไร หากวันนี้ไม่ achieve เป็นเพราะอะไร ต้องแก้ไขอย่างไร เป็นต้น

3. ใช้โปรแกรมหรือ Application ช่วยให้การบริหารงานทางไกลง่ายขึ้น

- แอปสำหรับการประชุมหรือคุยงาน เช่น Slack , ZOOM , Discord , Google Meet , Microsoft Team

- แอปสำหรับการวางแผนการทำงาน เช่น Trello , Google Calendar, Toggl , Microsoft Team , Asana , Notion

- แอปสำหรับแชร์ รวบรวมข้อมูล เช่น Google Drive , Dropbox , One Drive , iCloud

- แอปสำหรับการวางไอเดีย เช่น Workplace , Microsoft One Note , miro

- แอปสำหรับการ Screen Sharing เช่น Team Viewer , ZOOM , Lark , Join.me , Flock

ซึ่งแอพพลิเคชั่นทั้งหมดนี้จะช่วยให้การตามงาน การตรวจสอบงานเป็นไปง่ายขึ้น สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องโทรหรือพิมพ์ไลน์ให้เสียเวลา และยังได้รับข้อมูลที่ชัดเจน ครบถ้วนอีกด้วย

สุดท้าย การ Work From Home นั้นอาจตอบไม่ได้ว่า Productivity และมาตรฐานของงานจะดีขึ้นหรือแย่ลง และมันอาจจะไม่เกี่ยวกับการ Monitor การทำงานของพนักงานเพียงอย่างเดียว เพราะก็ยังมีปัจจัยอื่นอีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น สภาพแวดล้อมตอนทำงาน การเข้าถึงของเครือข่ายสัญญาณอินเทอร์เน็ตและความพร้อมของอุปกรณ์การทำงานด้วย การ Monitor อาจเป็นเพียงปัจจัยหนี่งที่ทำให้มั่นใจขึ้นว่าพนักงานทำงานเป็นอย่างไร กระบวนการทำงานอยู่ในขั้นตอนไหน และพบอุปสรรคใดบ้างเพื่อจะทำให้สามารถช่วยเหลือ แก้ไขได้อย่างทันท่วงที

บทความโดย : How to Maintain Employee Monitoring Ethics at Work

เพราะโควิดทำให้ออกไปไหนก็ยาก ขนาดทำงานยังต้อง work from home กิจกรรมนอกบ้านก็น้อยลง เศรษฐกิจก็ไม่น่าไว้วางใจ มองไปทางไหนก็เครียด ก็เบื่อไปหมด ไหน ๆ ก็มีเวลาอยู่บ้านมากจนไม่รู้จะทำอะไรแล้ว ลองปรับตัวมา หางาน freelance งานพาร์ทไทม์ทำแก้เบื่อ สร้างรายได้ในเวลาว่างที่อยู่บ้านกันดูไหม จะได้เพิ่มช่องทางทำเงินและไม่แน่อาจจะเจออาชีพใหม่ที่คุณสนใจและทำได้ดีก็เป็นได้ เว็บไซต์และแอปพลิเคชันหางาน ที่เป็นแหล่งหางาน จะมีเว็บหรือแอปไหนที่มีงานและเชื่อถือได้ รอให้คุณไปสมัครงานอยู่ ไปดูกันได้เลย

หน้าแรก

News & Events

บทความ

บริหารธุรกิจ