ระบบลงเวลาออนไลน์ คืออะไร?

ระบบลงเวลาออนไลน์ (Online Time Attendance Management) ก็คือระบบลงเวลาเข้าออกงานโดยผ่านอุปกรณ์ดิจิทัลต่างๆ ตั้งแต่ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scanner), สมาร์ทโฟน (Smart Phone), แทบเล็ต (Tablet), ตลอดจนอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถยืนยันตัวตนผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจน ปลอดภัย และเชื่อมต่อสู่ระบบข้อมูลกลางอย่างระบบคลาวด์ (Cloud System) ได้ ซึ่งการยืนยันตัวตนในรูปแบบนี้สามารถเข้าระบบที่ไหนก็ได้ในโลก เป็นการบันทึกเวลาทำงานได้แบบ Real Time ที่เชื่อมต่อข้อมูลสู่ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน แถมยังระบุตำแหน่งได้ชัดเจน สามารถเป็นหลักฐานประกอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการเก็บข้อมูลโดยระบบสแกนนิ้วแบบเดิมที่ไม่เชื่อมต่อสู่ระบบออนไลน์หรือระบบตอกบัตรได้เป็นอย่างดี ทั้งยังสามารถประมวลผลข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ แม่นยำ ชัดเจน และรวดเร็วอีกด้วย

ความแตกต่างระหว่างเครื่องตอกบัตรกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือแบบใหม่

เครื่องสแกนลายนิ้วมือ	เครื่องตอกบัตร
-ลายนิ้วมือมีความเฉพาะบุคคล ป้องกันการสวมรอยหรือฝากให้คนอื่นบันทึกเวลาแทนได้	-ฝากให้คนอื่นบันทึกเวลาแทนได้
-เป็นเครื่องป้องกันความปลอดภัยไปในตัว ในการเปิดประตูเข้าออฟฟิศ	-ไม่สามารถรักษาความปลอดภัยได้
-ข้อมูลที่บันทึกเป็นระบบดิจิทัล สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายดาย เข้าโปรแกรมคำนวณต่างๆ ได้ง่าย	-ข้อมูลที่บันทึกเป็นระบบเอกสาร ทำให้เสียเวลาเก็บข้อมูล และ     เสียเวลาคำนวณข้อมูล
-ข้อมูลคำนวณโดยคอมพิวเตอร์ แม่นยำ ถูกต้อง	-ข้อมูลคำนวณโดยมนุษย์ที่อาจเกิดความผิดพลาด (Human    Error) ได้ง่าย
-จัดเก็บข้อมูลง่าย ไม่ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บ	-จัดเก็บข้อมูลยาก ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บ และเปลืองทรัพยากร
-แก้ไขข้อมูลได้ยาก ข้อมูลเสียหายยาก ข้อมูลมีความปลอดภัยสูง	-แก้ไขข้อมูลได้ง่าย ข้อมูลเสียหายง่าย ข้อมูลมีความปลอดภัยต่ำ
-ไม่ต้องใช้ทรัพยากรอื่นๆ เพิ่มเติม เพราะใช้ลายนิ้วมือของแต่ละบุคคลเป็นเครื่องยืนยันตัวตน	-ต้องใช้ทรัพยากรอื่นๆ เพิ่มเติมตามจำนวนบุคคล เช่น กระดาษใน     การบันทึกเวลา
-ประหยัดงบประมาณในระยะยาว	-ใช้งบประมาณเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในระยะยาว
-ข้อมูลสามารถส่งตรงไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของฝ่ายบุคคลที่รับผิดชอบเรื่องนี้ได้โดยตรงเลย ไม่เสียเวลา	-ข้อมูลไม่ส่งตรงไปยังฝ่ายบุคคลที่รับผิดชอบเรื่องนี้ได้โดยตรง    ต้องเดินมาเอายังแหล่งข้อมูลเอง ทำให้เสียเวลาอย่างมาก
-ใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูลรวดเร็ว	-ใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูลยาวนาน
-สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ได้ง่าย เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตได้ง่าย รวมถึงระบบคลาวด์ (Cloud System) ที่กำลังเป็นเทรนด์นิยมที่กำลังมาสำหรับระบบการบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน	-ไม่สามารถเชื่อมต่อสู่ระบบดิจิทัล, ระบบอินเตอร์เน็ต, หรือระบบ    คลาวด์ (Cloud System) ได้

ประโยชน์ของการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบลงเวลาออนไลน์และแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล

การนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาประยุกต์ใช้กับการทำงานขององค์กรให้เหมาะสมนั้นจะช่วยให้แต่ละฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งประโยชน์ของการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นมีมากมายเช่นกัน

1. บริหารจัดการข้อมูลได้รวดเร็ว ว่องไว สะดวกสบาย : การบันทึกเวลาการทำงานในรูปแบบเดิมอย่างเช่นการตอกบัตรนั้นทำให้เสียเวลามาก และต้องใช้เวลามากในการนำเอาข้อมูลไปใช้ประโยชน์ การบันทึกเวลาการทำงานในรูปแบบใหม่นี้จะทำให้บริหารจัดการข้อมูลเป็นไปแบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะการคำนวนต่างๆ ตั้งแต่การคำนวนชั่วโมงการทำงาน, การคำนวนชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงาน, การคำนวนอัตราเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน, ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ นั้น ทำได้อย่างรวดเร็วผ่านโปรแกรม สามารถทราบข้อมูลได้แบบ Real Time และสามารถประมวลข้อมูลได้หลากหลายลักษณะตามต้องการอย่างทันท่วงที

2. ทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว และ เบ็ดเสร็จในจุดเดียว (All in One & One Stop Service) : การเข้าออกงานแบบบันทึกเวลาระบบดั้งเดิม อย่างการตอกบัตร หรือ สแกนนิ้วมือนั้นเป็นเพียงแค่การบันทึกเวลาเข้าออกเฉยๆ การขาด-ลา-มาสาย หรือการดำเนินการเรื่องชั่วโมงการทำงานอื่นๆ นั้นยังคงเป็นระบบใช้มนุษย์จัดการบันทึกอยู่เช่นเคย แต่สำหรับการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นสามารถทำทุกอย่างได้ในที่เดียวทั้งในส่วนของพนักงานเองและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทำผ่านระบบฐานข้อมูลกลางที่ผ่านระบบ Cloud ซึ่งเป็นข้อมูลหนึ่งเดียวกัน ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องมีข้อมูลหลายแหล่ง และเป็นบริการแบบ One Stop Service คือเข้ามาใน App เดียวแล้วจัดการได้ทุกเรื่อง ทุกอย่าง

3. สะดวกทุกที่ ทุกเวลา (Anywhere & Anytime) : พนักงานตลอดจนฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองสามารถเข้า App ได้ทุกที่ทุกเวลาในการบันทึกเวลาเข้างานตามจริง และเหมาะสม ทั้งข้อมูลยังถูกต้องชัดเจนด้วย สามารถเข็คอินได้ทุกแห่งทั่วโลก ทุกเวลา แม้เวลาต่าง Time Zone กัน ซึ่งบางครั้งต้องไปทำงานยังต่างประเทศ ก็สามารถบันทึกเวลาทำงานตามจริงได้ ไม่ต้องรบกวนฝ่าย HR

4. หลักฐานที่ชัดเจนแน่นอน มีข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ (Working Hours Evidence) : การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นยังทำให้ข้อมูลชัดเจน แน่นอน ถูกต้อง ไม่ได้อ้างอิงจากคำบอกเล่าของพนักงาน ซึ่ง App จะทำงานร่วมกับเทคโนโลยีระบบระบุตำแหน่งและเวลาได้ด้วย ทำให้มีหลักฐานแน่นอนจริงว่าอยู่ ณ สถานที่นั้น เวลานั้นจริงหรือเปล่า เป็นหลักฐานที่ดีกว่าการบอกปากเปล่า

5. พนักงานสามารถบริหารจัดการวันลาได้ด้วยตัวเอง : พนักงานทุกคนจะมีโควต้าในการลางานประจำตัวอยู่แล้ว เมื่อใช้ App แล้วจะทำให้เรารู้โควต้าที่ใช้ไป ตลอดจนโควต้าที่เหลือ รวมถึงจัดการการลาต่างๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องไปถามฝ่ายบุคคลซ้ำไปซ้ำมาถึงเรื่องโควต้าวันลา หรือสิทธิต่างๆ เพราะทุกอย่างจะคำนวนและปรากฎข้อมูลใน App ให้อัตโนมัติ ทำให้ง่ายต่อการบริหารวันลาของตนด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องไปรบกวนคนอื่นหรือฝ่ายบุคคลจนเกินไป

6. ไม่สร้างความขัดแย้งให้กับบุคลากรในองค์กร : ระบบการบันทึกเวลาแบบเดิมเป็นเพียงการบันทึกเวลาเฉยๆ เท่านั้น การขาด-ลา-มาสาย ยังคงมีการตามข้อมูลกัน หรือโทรสอบถามกัน ซึ่งบางเรื่องก็ไม่มีใครอยากรบกวน หรือยุ่งเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตนเอง ตลอดจนซักถามข้อมูลความเป็นจริงเพื่อบันทึกลงในเอกสาร ซึ่งการสื่อสารระหว่างกันด้วยอารมณ์ในบางครั้งอาจทำให้เกิดการทะเลาะเบาะแว้ง และขัดแย้งกันได้ การใช้ App บันทึกเวลานั้นอาจลดการปะทะหรือทะเลาะในส่วนนี้ไปได้เยอะ และไม่สร้างความบาดหมางหรือความแตกแยกให้กับบุคลากรในองค์กรได้ด้วย

7. ประหยัดทรัพยากร : การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นจะช่วยทำให้องค์กรประหยัดทรัพยกรไปได้หลายอย่าง อย่างเช่น กระดาษในการบันทึกเอกสารต่างๆ ซึ่งยุคนี้เป็นยุคที่ทุกคนพยายามช่วยกันลดการใช้ทรัพยากรให้น้อยลง เพื่อโลกที่ยั่งยืนด้วย นอกจากนี้ก็ยังไม่จำเป็นต้องซื้อเครื่องมือต่างๆ เพิ่มเติม อย่างเช่น เครื่องมือตอกบัตร หรืออื่นๆ ใช้เพียงแค่เทคโนโลยีที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรใดเดิ่ม

8. ประหยัดงบประมาณ : การประหยัดทรัพยากรนั้นส่งผลต่อการประหยัดงบประมาณโดยตรง ไม่ต้องมีงบจัดซื้ออุปกรณ์ให้สิ้นเปลือง หรืองบในการบำรุงรักษาซ่อมแซม ใช้เพียงแค่งบในการซื้อเทคโนโลยีเท่านั้น กรณีนี้องค์กรใหญ่มักจะเห็นผลในการประหยัดงบประมาณได้ชัดเจนกว่า

9. ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรเยอะ : เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน ทำให้ลดอัตราจ้างพนักงานลงได้ เมื่อทุกคนร่วมกันใช้ App และระบบ Cloud ก็จะช่วยให้การทำงานสะดวกสบายขึ้น การจัดการง่ายขึ้น และไม่จำเป็นต้องใช้คนจัดการมาก ลดปริมาณคนในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ องค์กรสามารถบริหารงานและเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

10. สามารถอัปเดต (Update) เทคโนโลยีใหม่ได้เสมอ : การอัปเดตเทคโนโลยีตลอดจนสิ่งที่เป็นประโยชน์สมัยใหม่กับซอฟต์แวร์ต่างๆ นั้นทำได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และประหยัดกว่าการอัปเดตฮาร์ทแวร์ โดยเฉพาะเทคโนโลยีดิจิทัลที่มีการ Update ได้แบบ Real Time ไม่ยุ่งยากเสียเวลา ทำให้ระบบสามารถมีอะไรใหม่ๆ มาเป็นตัวช่วยที่ดีได้เสมอ ประหยัดกว่าการใช้ฮารด์แวร์หรือซอฟต์แวร์ระบบปิด

11. พักงานเกิดความสบายใจ สุขภาพจิตดี เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน : เมื่อพนักงานไม่ต้องมาหงุดหงิดกับเรื่องการตอกบัตรหรือบันทึกเวลาที่ออฟฟิศก็จะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นอิสระมากขึ้น ไม่ต้องมากังวัลกับปัญหาที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานในเรื่องที่ไม่เป็นเรื่อง ทำให้ชีวิตมีความสุข สุขภาพจิตดี ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น

12. บริษัทยังคงสร้างวินัยให้กับการทำงานขององค์กรได้เช่นเดิม : การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) ในระบบใหม่นี้ยังคงมีการบันทึกข้อมูลที่องค์กรจำเป็นต้องใช้เหมือนเดิม และยังคงสร้างวินัยให้กับพนักงานได้เช่นเดิม เพียงแต่ว่าจะเป็นวินัยในการบริการจัดการเวลาแบบยุคใหม่ที่ไม่จำเป็นจะต้องอยู่กับที่เสมอไป แต่ฝึกความรับผิดชอบในการทำงานและการใช้เวลาให้คุ้มค่าได้ดี มีวินัยในการบันทึกข้อมูล วินัยในการทำงานที่ชัดเจน และมีหลักฐานในการทำงานที่ชัดเจนขึ้นอีกด้วย เป็นข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือขึ้นได้ด้วย



บทความโดย : th.hrnote.asia