ขั้นตอนการจัดทำงบประมาณ

 

    การจัดทำงบประมาณเหมาะสำหรับธุรกิจที่กำลังเจริญเติบโตเป็นอย่างมาก การจัดทำงบประมาณจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถควบคุมการขายและค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นโดยผ่านตัวเลขทางบัญชีและการเงิน ฉะนั้นการจัดทำงบประมาณถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมต้นทุน ค่าใช้จ่ายของธุรกิจ และยังเป็นเครื่องมือให้ฝ่ายบริหารสามารถวางแผนการใช้เงินในแต่ละช่วงเวลาอีกด้วย นอกจากนั้นยังเป็นเครื่องมือในการวางแผนกำไรของกิจการด้วย ลักษณะและรูปแบบของงบประมาณจะเป็นตัวเลขทั้งจำนวนหน่วยที่ขายหรือผลิตและจำนวนเงินซึ่งได้จากแผนงานที่พยากรณ์ไว้ในปีถัดไป การจัดทำงบประมาณมักจัดทำไปพร้อมกับการจัดทำแผนดำเนินงานประจำปีซึ่งผู้จัดทำต้องคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ วัตถุประสงค์ของบริษัท, เป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวของบริษัท ผู้จัดการฝ่ายจะเป็นผู้จัดทำแผนของฝ่ายตนเองโดยมักจะเริ่มจัดทำตั้งแต่เดือนตุลาคมถึงเดือนธันวาคมเพื่อวางแผนการขาย ในปีถัดไปนั่นเอง การจัดทำแผนจะประกอบไปด้วยแผนต่างๆเช่น แผนตลาด แผนผลิต แผนการจัดการ แผนบุคลากร แผนการเงินและบัญชี ธุรกิจที่มีการวางแผนตามกลยุทธ์แล้วเจ้าของกิจการก็จะเฝ้าติดตามว่าธุรกิจได้ดำเนินไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ โดยติดตามจากตัวเลขของงบประมาณที่ตั้งไว้นั่นเองเพราะการวางแผนจะบอกว่าปีหน้าจะขายเพิ่มขึ้นอีกเท่าใด หากการวางแผนไม่มีการระบุเป็นตัวเลข เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารก็ไม่สามารถติดตามควบคุมการขายและค่าใช้จ่ายได้เลย

 งบประมาณการของธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดกลางจะนิยมทำขึ้น 2 ประเภท

   1. งบประมาณดำเนินการ (Operating Budget) ประกอบไปด้วยงบประมาณดังนี้ งบประมาณการขาย,งบประมาณการผลิต, งบประมาณการใช้วัตถุดิบ,งบประมาณแรงงาน,งบประมาณค่าใช้จ่ายโรงงาน,งบประมาณต้นทุนการผลิต, งบประมาณค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร

   2. งบประมาณการเงิน (Financial Budget) ประกอบไปด้วย งบประมาณเงินสด, งบประมาณกำไรขาดทุน, งบประมาณการงบดุล

   สำหรับธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องทำงบประมาณการทุกงบตามด้านบน อาจเลือกทำงบประมาณที่มีความสำคัญต่อกิจการตนเอง เช่น งบประมาณการขาย งบประมาณค่าใช้จ่ายและงบประมาณกำไรขาดทุน การจัดทำงบประมาณควรให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้รวบรวมตัวเลขจากฝ่ายต่างๆเพื่อนำมาออกเป็นงบประมาณ หากกิจการใดที่ไม่มีความรู้เรื่องการจัดทำประมาณการก็อาจต้องหาที่ปรึกษาในการจัดทำแผนธุรกิจและจัดทำประมาณการในปีแรกที่เริ่มต้นจัดทำก่อนเพื่อให้เป็นตัวอย่างในการจัดทำปีต่อๆไปได้

 ขั้นตอนการจัดทำงบประมาณการ

   • นำข้อมูลการขาย ค่าใช้จ่ายในอดีตมาวิเคราะห์

   • ดูแนวโน้มของธุรกิจว่าดีขึ้นหรือแย่ลงเพื่อวางแผนปีหน้า

   • ดูสภาพเศรษฐกิจโดยรวม

   • ดูความพร้อมของทรัพยากรวัตถุดิบ คน เครื่องจักร เงินทุน

   • เจ้าของกิจการ, ผู้บริหาร, ผู้จัดการฝ่าย ร่วมกันกำหนดเป้าหมายในการดำเนินงานว่าจะเพิ่มยอดขาย หรือเพิ่มผลิตภัณฑ์ เพิ่มสาขา เพิ่มตลาดฯลฯ

   • กำหนดกลยุทธ์ในการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผน

   • เริ่มจัดทำงบประมาณให้เป็นไปตามแผนโดยมีการตั้งข้อสมมติฐานในการจัดงบประมาณการตามแผนที่วางไว้ คือการพยากรณ์รายได้จากการขาย รายจ่ายจากต้นทุนการผลิต ค่าใช้จ่ายการขายและการบริหารและความต้องการเงินที่ต้องลงทุนเพิ่ม

   • แผนกหรือฝ่ายแต่ละฝ่ายส่งงบประมาณของฝ่ายตนเองมาให้บัญชีและการเงินรวบรวมเพื่อออกมาเป็นงบประมาณกำไรขาดทุน และงบประมาณการงบดุล

   • งบประมาณการควรมีการจัดทำขึ้นแบบมีรายละเอียดทุกเดือนเพื่อให้ผู้บริหารติดตามได้และมีการสรุปเป็นรายไตรมาส เพื่อแก้ไขได้ทันการณ์หากการขายไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้

   เมื่อการจัดทำงบประมาณเสร็จเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายบัญชีก็จะเก็บรักษาและติดตามให้เบิกจ่ายตามงบประมาณที่ตั้งไว้ในขณะเดียวกันผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายก็มีหน้าที่ติดตามการขายว่ามีรายได้ตามที่ตั้งไว้ในงบประมาณการขายหรือไม่ สำหรับฝ่ายอื่นๆที่เป็นฝ่ายที่ใช้เงินทั้งฝ่ายผลิตและฝ่ายบัญชีการเงินก็จะมีเพียงรายจ่ายที่เป็นค่าใช้จ่ายในการผลิตและดำเนินการก็จะเบิกจ่ายได้เฉพาะส่วนที่ตนตั้งงบประมาณไว้เท่านั้น หากกิจการขายได้น้อยการเบิกจ่ายก็ต้องน้อยลงตามสัดส่วนไปด้วย

ปัญหาในการจัดทำงบประมาณมีดังนี้

   1. แผนธุรกิจกำหนดเป้าหมายที่ไม่ชัดเจน

   2. กำลังคน อุปกรณ์และเครื่องใช้ไม่สมดุลกับงานตามงบประมาณที่ตั้งไว้

   3. การประมาณการทั้งรายได้และรายจ่ายที่ไม่เหมาะสม ตั้งยอดขายไว้สูงเกินไป

   4. มีการคำนวณค่าใช้จ่ายไม่ครอบคลุมสิ่งที่เกิดขึ้น ทำให้ขาดทุนได้

   5. แบบฟอร์มที่ใช้ในการจัดทำงบประมาณนั้นยากเกินไปในการกรอกข้อมูล

   6. ไม่มีข้อมูลในอดีตและไม่ได้วิเคราะห์สถานการณ์ให้ดี

   7. ขาดการศึกษาความเป็นไปได้และความคุ้มค่าของเงินที่ลงทุนเพิ่ม

   การจัดทำงบประมาณมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่กำลังขยายและเจริญเติบโต เพราะจุดประสงค์ของการจัดทำงบประมาณก็เพื่อวางแผนให้บริษัทมีกำไร (Profit Planning) และเพื่อจะวิเคราะห์ถึงต้นทุนและค่าใช้จ่ายเพื่อปรับปรุงการดำเนินงาน(Cost and expense analysis) ว่ามีค่าสูงหรือต่ำเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งขันและจุดประสงค์สุดท้ายก็เพื่อให้เจ้าของกิจการและผู้บริหารควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย (Control cost and operating expense) ที่เกิดขึ้นได้และหาทางแก้ไขได้ทันการณ์ไม่ต้องรอถึงสิ้นปีแล้วดูจากงบกำไรขาดทุน

ที่มา : bsc.dip.go.th