ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (Small & Medium Enterprises หรือ SMEs) เป็นหัวใจสำคัญในการพัฒนาเศรษฐกิจของประเทศ หลายฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้ตระหนักถึงความสำคัญของธุรกิจประเภทนี้ โดยให้การสนับสนุนในลักษณะต่างๆ เพื่อให้ผู้ประกอบการธุรกิจ SMEs ช่วยเหลือตัวเองได้ การประกอบธุรกิจ SMEs ให้ประสบผลสำเร็จมีปัจจัยสนับสนุนหลายประการ แต่สิ่งหนึ่งที่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักมองข้ามไป คือ การมีระบบข้อมูลทาง การบัญชีที่ถูกต้องและมีการควบคุมที่สำคัญ
ผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จ จะอาศัยข้อมูลทางการบัญชีเป็นแนวทางในการบริหารธุรกิจ ข้อมูลทางการบัญชีจะช่วย ผู้ประกอบการในการวางแผน ตัดสินใจ และควบคุมการดำเนินงานไปสู่เป้าหมาย ข้อมูลที่ ผู้ประกอบการต้องการย่อมแตกต่างกันไปตามสถานการณ์ สภาพแวดล้อม และปัญหาที่เกิดขึ้น ธุรกิจ SMEs อาจไม่จำเป็นต้องมีระบบบัญชีที่ ซับซ้อนเหมือนธุรกิจขนาดใหญ่ แต่ผู้ประกอบการก็ยังควรให้ความสำคัญ โดยการจัดให้มีการจดบันทึกรายการต่างๆ ที่เกิดจากการประกอบธุรกิจลงในสมุดบัญชีอย่างเป็นระบบ เพื่อสามารถนำข้อมูลที่เกิดขึ้นจากเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจไปจัดทำรายงานทางการเงิน ตลอดจนรายงานเพื่อการบริหาร ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการตัดสินใจ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่ง ที่ทำให้ธุรกิจ SMEs ดำเนินไปได้ด้วยดี คือ การควบคุมทางการบัญชี ซึ่งเริ่มตั้งแต่การวางแผน การจัดองค์กร ขั้นตอนการปฏิบัติงาน การป้องกันรักษาสินทรัพย์ และการจดบันทึกทาง การบัญชีที่น่าเชื่อถือ ตลอดจนการกำหนดวิธีการเพื่อให้มั่นใจว่ารายการหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ได้รับการอนุมัติโดยผู้บริหาร รายการหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้รับการจดบันทึกอย่าง ถูกต้องตามหลักการบัญชี การเปลี่ยนแปลง หรือโยกย้ายสินทรัพย์ต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้บริหาร การเปรียบเทียบข้อมูลทางการบัญชีกับสินทรัพย์ที่มีอยู่ในกิจการได้กระทำเป็นครั้งคราวตามกำหนดเวลาที่เหมาะสมและผลต่างที่เกิดขึ้นได้รับการเอาใจใส่จากผู้บริหาร
การควบคุมทางการบัญชีเป็นระบบวิธี หรือกระบวนการปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้ประกอบการและพนักงานระดับปฏิบัติเกิดความมั่นใจตามสมควรว่าการปฏิบัติงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ เช่น รายงานทางการเงินมีความถูกต้อง เชื่อถือได้ และการดำเนินงานมีประสิทธิผล แนวคิดพื้นฐานของการควบคุมทางการบัญชีทำให้เกิดลักษณะพื้นฐานในการควบคุม ดังนี้
• การมอบหมายหน้าที่ให้บุคลากรแต่ละคน และต้องให้พนักงานเข้าใจในภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ ถ้าเป็นไปได้ กิจการจะจัดให้มีการแบ่งแยกหน้าที่ลักษณะงานที่สำคัญบางอย่าง ทั้งนี้ เพื่อประโยชน์ทางด้านการควบคุม อย่างไรก็ตาม การบริหารงานในหลายๆ เรื่องของธุรกิจ SMEs มักตัดสินใจและกระทำโดยผู้ประกอบการคนเดียว ในบางกรณีผู้ประกอบการได้จ้างพนัก-งานเข้ามาช่วยบริหารงาน แต่จำนวนบุคคลากรก็มีไม่มากนัก หลักการควบคุมทางด้านการ แบ่งแยกหน้าที่จึงอาจใช้ไม่ได้ผล ผู้ประกอบการจึงต้องเข้าไปควบคุมดูแลกิจการและรายการต่างๆ ด้วยตนเองอย่างใกล้ชิด เช่น เข้าไปดูแลเรื่องการอนุมัติสินเชื่อ การเก็บเงินจากลูกหนี้ และการจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้า เป็นต้น
• รายการหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหาร ผู้บริหารควรสอบทานและอนุมัติรายการต่างๆ ก่อนที่จะดำเนินการ ต่อไป การอนุมัติถือเป็นการควบคุมภายในที่สำคัญอย่างหนึ่ง เช่น การอนุมัติการจ่ายเงิน การอนุมัติการสั่งซื้อสินค้า การอนุมัติการจำหน่ายสินทรัพย์
• กิจการสามารถจดบันทึกรายการโดยใช้แบบฟอร์มทางการบัญชีอย่างง่ายๆ เพื่อให้แน่ใจว่ากิจการได้บันทึกรายการอย่างถูกต้องทั้งจำนวนเงินและประเภท รายการ แบบฟอร์มทางการบัญชีดังกล่าว เช่น ทะเบียนคุมสินทรัพย์ ทะเบียนคุมเช็ค ใบสำคัญจ่าย ใบรับสินค้า หรือใบอนุมัติรายการต่างๆ
• ผู้บริหารต้องจัดให้มีการตรวจนับสินทรัพย์ที่มีอยู่ในกิจการแล้วเปรียบเทียบ กับยอดที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชี เช่น การตรวจนับสินค้า เงินสด และอุปกรณ์ เป็นต้น การเปรียบเทียบดังกล่าวช่วยให้ผู้บริหารทราบว่าข้อมูลที่ปรากฏในสมุดบัญชี แสดงถึงรายการที่มีอยู่จริง กรณีที่มีผลแตกต่างระหว่างยอดที่ตรวจนับได้กับยอดตามบัญชี ผู้บริหารควรตระหนักว่ามีสิ่ง ผิดปกติเกิดขึ้นหรือไม่ และต้องหาทางแก้ไขต่อไป
• การจัดทำบัญชีสำหรับธุรกิจ SMEs โดยมีขอบเขตที่เหมาะสมกับขนาดของกิจการเป็นเรื่องสำคัญ ผู้บริหารสามารถนำโปรแกรมสำเร็จรูปที่ไม่ซับซ้อนมาช่วยในการบันทึก บัญชี โปรแกรมสำเร็จรูปดังกล่าวเป็นโปรแกรมมาตรฐานทั่วๆ ไป ซึ่งนักบัญชีสามารถเรียนรู้ได้ กิจการสามารถใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการ จัดทำบัญชี งบการเงิน และรายงานเพื่อการบริหารได้อย่างทันเวลา ตัวอย่างของงบการเงินและรายงานทางการเงินดังกล่าวได้แก่ งบแสดงฐานะการเงินหรืองบดุล งบกำไรขาดทุน รายงานยอดขาย รายงานวิเคราะห์อายุหนี้ และรายงานสินค้าคงเหลือ เป็นต้น สิ่งที่สำคัญประการหนึ่งของธุรกิจ SMEs คือ การบันทึกบัญชีอย่างเป็นระบบ ผู้ประกอบการไม่ควรนำรายรับ - รายจ่ายส่วนตัวไปรวมกับกิจการ เนื่องจากผู้ประกอบการจะไม่ทราบฐานะการเงินและผลการดำเนินงานที่แท้จริงของ กิจการ ผู้ประกอบการควรใช้ข้อมูลทางการบัญชีเพื่อประโยชน์ในการวางแผนและตัดสินใจใน การดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างเช่น บัญชีรับ - จ่ายเงินสดถือเป็นเรื่องจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารเงินทุนหมุน เวียนของกิจการ ผู้ประกอบการจะทราบถึงจำนวนเงินสดที่กิจการมีอยู่เพื่อจับจ่ายใช้สอยได้ หรือช่วยให้ ผู้ประกอบการสามารถประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ ในอนาคตได้อีกด้วย
บทความโดย : www.sanpakornsarn.com
ที่มา : http://www.prosmes.com
