ในยุคสมัยนี้ซึ่งเป็นยุคของข้อมูล ข่าวสารทางอิเลคโทรนิค หรือบางทีเรียกได้ว่าเป็นยุค e-Information (Electronic Information) ก็ว่าได้ การนำเครื่องมือทางอิเลคโทรนิคเข้ามาใช้จึงมีบทบาทอย่างมากต่อการจัดการและ การบริหารข้อมูลในองค์กร ทั้งนี้ก็เพื่อความคล่องตัวและความสะดวกรวดเร็วในการดำเนินงาน ซึ่งสื่อทางอิเลคโทรนิคที่เรามักจะพบเห็นมากที่สุด นั่นก็คือสื่อทาง Web ที่นิยมนำมาใช้โดยผ่านทาง "Internet" และ "Intranet" เพื่อการบริหารและจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมากมาย เช่น ข้อมูลประวัติบริษัท ข้อมูลทางการตลาด ข้อมูลรายละเอียดของสินค้าและการบริการ เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าข้อมูลบุคลากรก็เป็นอีก ข้อมูลหนึ่งที่มีความสำคัญและเป็นข้อมูลที่ควรจะนำมาใช้เฉพาะสำหรับภายใน องค์กรเท่านั้น ซึ่งฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และพนักงานในองค์กรเองย่อมสามารถเข้าถึงและจัดการกับ ข้อมูล ดังกล่าวได้ ทั้งนี้การบริหารข้อมูลด้านบุคลากรผ่านทาง Web นั้น องค์กรสามารถใช้บริการจากบริษัท Outsource ในการทำหน้าที่ดูแลและรักษา Server สำหรับการบริหารและจัดการกับคลังข้อมูลด้านบุคลากร หรือองค์กรอาจใช้ Server ของตนเองในการจัดการและบริหารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรต่าง ๆ ก็ย่อมได้ ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับความพร้อม ความต้องการ และงบประมาณที่มีอยู่ของแต่ละองค์กรเป็นหลัก
ข้อมูลด้านบุคลากรอะไรบ้างที่เราสามารถบริหารและจัดการได้โดยผ่านทาง Web….ขอให้พิจารณาดูเป็นทีละฟังก์ชัน ดังนี้
1.ระเบียบข้อบังคับการทำงาน (Rule and Regulation) : พนักงานสามารถดูได้ว่ากฎระเบียบบริษัทที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคลเป็นอย่างไร บ้างโดยเฉพาะพนักงานเข้าใหม่ คุณอาจไม่จำเป็นต้องรอรับระเบียบข้อบังคับการทำงานจากวันปฐมนิเทศน์พนักงาน ใหม่..เพียงเข้าไปที่ Web ของบริษัท คุณก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
2.คลังข้อมูลของพนักงาน (Employee Inventory): จะประกอบไปด้วย 3 กลุ่มงานหลัก ได้แก่
2.1 สถานะทั่วไปของพนักงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ข้อมูลคู่สมรส/ครอบครัว ข้อมูลเอกสารสำคัญต่างๆ และบุคคลอ้างอิง ทั้งนี้พนักงานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลดังกล่าวและสามารถแก้ไข และ Update ข้อมูลได้ด้วยตนเอง
2.2 สถานะปัจจุบันของพนักงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของพนักงานที่ทำงานอยู่ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นประวัติการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ประวัติการขึ้นเงินเดือน ประวัติการลา ประวัติการลงโทษ ฯลฯ ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะทำให้พนักงานรู้ถึงสถานะของตนเองได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลากรอกแบบฟอร์มและนำส่งฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ตรวจสอบและบันทึกสถานะต่าง ๆ ตามที่ขอ และส่งกลับไปยังผู้ขอ
2.3 คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ซึ่งจะประกอบไปด้วยข้อมูลหลัก ๆ ได้แก่ ตำแหน่งงาน หน่วยงานที่สังกัด หน้าที่งานหลัก ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบในรายละเอียด ผังโครงสร้างตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งงาน ทั้งนี้คำบรรยายลักษณะงานจะถูกกำหนดขึ้นทั้งในระดับของตำแหน่งงานและตัวบุคคล
3.การสรรหาและการคัดเลือกพนักงาน (Recruitment and Selection) : จะประกอบไปด้วย 2 กลุ่มงานหลัก คือ
3.1 การสรรหาพนักงานจากภายใน ส่วนนี้จะเชื่อมโยงกับคลังข้อมูลของพนักงาน ซึ่งจะทำให้ฝ่ายทรัพยากร มนุษย์สามารถตรวจสอบคุณสมบัติและประวัติการทำงานต่าง ๆ ของพนักงานในปัจจุบันเพื่อสรรหาพนักงานจากภายในองค์กรตามความต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม
3.2 การสรรหาพนักงานจากภายนอก เป็นการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ของผู้สมัครทั้งหมดหากคุณต้องการสรรหาพนักงานจากภายนอก ก็เพียงแต่เข้าไปที่ฟังก์ชันของการจัดกลุ่มคุณสมบัติที่เหมาะสมของผู้สมัครกับคุณสมบัติที่คุณต้องการเพียงเท่านั้นคุณก็จะได้รายชื่อของผู้สมัครที่ถือได้ว่าเป็น Short List
นอกจากนั้น ฟังก์ชันนี้ยังช่วยทำให้คุณสามารถบันทึกผลการทดสอบและการสัมภาษณ์จาก กรรมการหรือคณะกรรมการสัมภาษณ์ และพิจารณาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดกับตำแหน่งงานที่คุณต้องการได้
การลาประเภทต่าง ๆ : คุณสามารถเข้าไปกรอกแบบฟอร์มการลาผ่านทาง Web ซึ่งแบบฟอร์มดังกล่าวจะถูกจัดส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง (ขึ้นกับนโยบายการลาของแต่ละองค์กร) โดยอัตโนมัติ ทั้งนี้จะมีระบบการเตือนไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบและพิจารณาการลาของคุณ และในที่สุดคุณจะรับทราบถึงผลการพิจารณาอนุมัติหรือไม่อนุมัติการลาได้อย่าง รวดเร็ว โดยคุณไม่ต้องเสียเวลารอคอยหรือติดตามว่าหัวหน้าคุณจะรับทราบหรือไม่….ปล่อย ให้เป็นหน้าที่ของระบบที่ทำงานบน Web ก็แล้วกัน นอกจากนี้คุณยังสามารถ ตรวจสอบประวัติการลาได้โดยเข้าไปที่ฟังก์ชันของคลังข้อมูลพนักงานในส่วนของสถานะ ปัจจุบันของพนักงาน….แล้วคุณก็จะรู้ว่าคุณมีประวัติการลาเป็นอย่างไร เพื่อว่าคุณจะได้วางแผนการลาของคุณเองได้
การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน : ฟังก์ชันนี้จะเป็นเครื่องมือสำหรับช่วยในการหาความจำเป็น (ไม่ใช่ความต้องการ) ในการฝึกอบรม และการขออนุมัติเข้าฝึกอบรม (ตามแผนและนอกแผนการฝึกอบรม) ก็ย่อมทำได้ หลักการก็คล้าย ๆ กับการขออนุมัติการลา….กรอกข้อมูลผ่านทาง Web ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ จะถูกจัดส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ฟังก์ชันนี้ยังจะช่วยทำให้คุณสามารถประเมินความสามารถในการจัดฝึก อบรมพนักงาน (Competency Gap Assessment) โดยฟังก์ชันนี้สามารถคำนวณและสรุปผลการประเมินใน แต่ละปัจจัยที่ใช้ในการประเมิน รวมทั้งสรุปผลรวมของแต่ละคนได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ ต่าง ๆ : คุณสามารถตรวจสอบดู Pay Slip ของคุณเองได้โดยการเปิดหน้าจอผ่านทาง Web ซึ่งคุณสามารถดูข้อมูลการจ่ายเงินเดือน ณ ปัจจุบันหรือข้อมูลย้อนหลังได้ นอกจากนี้คุณสามารถตรวจสอบสิทธ์ในสวัสดิการต่าง ๆ ของตัวคุณเอง รวมถึงการขออนุมัติใช้สิทธิในสวัสดิการต่าง ๆ ได้โดยผ่านทาง Web เช่นเดียวกัน
การประเมินผลการทำงาน : ฟังก์ชันนี้จะช่วยทำให้หัวหน้างานประเมินผลการปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้นไม่ว่า จะใช้ปัจจัยในการประเมินแบบใดก็ตาม (ปัจจุบันจะนิยมใช้ปัจจัยประเมินตามแบบของ KPIs : Key Performance Indicators, Balanced Scorecard, Competency) และไม่ว่าจะเป็นการประเมินด้วยวิธีการใดก็ตาม (หัวหน้าประเมินผู้เดียว, หัวหน้าและตนเองประเมินตามหลักการประเมิน 180 องศา, ผู้ประเมินหลายคนร่วมกันประเมินตามหลักการประเมิน 360 องศา) ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการประเมินจะถูกคำนวณและสรุปผลการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
การบริหารและจัดการข้อมูลด้านบุคลากรผ่านทาง Web นั้นจะทำให้หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์ทำงานได้ง่ายและสะดวกรวดเร็วขึ้น ซึ่งจะทำให้หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์มีเวลามากพอที่จะทำงานในเชิงกลยุทธ์มาก ขึ้น มีเวลาที่จะวางแผนและคิดหาแนวทางและวิธีการใหม่ ๆ เพื่อพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพของพนักงานให้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากขึ้น
ที่มา : hrcenter.co.th
